Being able to give and receive feedback is considered to be one of the skills every good leader should possess. It is important because it promotes the professional growth and skills of employees, and it can create a greater sense of job satisfaction in the workplace.

Most leaders do give feedback (not so sure if they receive it too), however, research shows that, if we look at constructive feedback, only 1 in 13 times employees respond positively. The question arises whether promoting a feedback culture is beneficial?

 

Why is it so challenging to give feedback?

There could be many reasons why we avoid giving feedback, such as: “I don’t have time – I don’t know how – I don’t feel comfortable doing this – I don’t want to damage the relationship – I don’t know how to react when someone gets emotional”.

To get over these barriers we could use a feedback model, which will help us to structure the conversation and ensure we are specific and stay objective and factual. For example, the SBI model (Situation, Behavior, Impact), the CARE model (Context, Action, Reaction, Evaluation) or the COIN model (Context, Observation, Impact, Next step). All of these models focus on the actual situation and then move towards how it impacts us and what could be a good first step in the right direction. If you google them, you will find lots of information on how to use them.

 

Don’t eat the sandwich

I would recommend not to use the widespread, yet harmful ‘sandwich model’. In this approach the manager says something positive, then addresses the skill or behaviour the employee needs to correct, and he ends by praising the employee again. Hence, the name ‘sandwich feedback’.

This does not work because people get confused. Which part was the important one? How can you be both positive and negative? But most importantly, due to our negativity bias, it will be the negative comment that lingers in the mind of the employee.

 

Good feedback is a gift

Feedback as a concept is mainly seen as negative and as such has gained a bad reputation.  When a manager asks his employee if he can give some feedback, chances are, the defence mechanisms of that employee get in motion immediately. Even if the plan is to give positive feedback. Just the wording seems to trigger that reaction because in many situations people feel criticized and even attacked.

And that is a very natural reaction because as human beings we are wired to react to negativity. There is a part in our brain that wants a minimum of fear and a maximum of pleasure called the limbic system. It reacts to threats by producing stress hormones which make us less active and alert. The same goes when we receive negative feedback. The hormones make us less efficient, which leads to less concentration and ultimately less ability to process new information. One negative comment is always stronger than one and even two positive comments.

The solution to counteract this fear and anxiety is to make feedback more brain-friendly by using a strengths approach.

 

A habit of strengths-based feedback

We can make feedback impactful by focusing on employees’ strengths and showing pathways to achieve the next step. This contributes to psychological safety and builds trust between people. Looking at what works well and how that approach can be transferred to future actions will show your employees you are on their side and supporting them in finding solutions together. And this will also elevate the level of positive emotions.

So, even if the feedback you need to give is developmental, using the strengths approach will leave a positive impression and make your employees feel confident and competent. The only way to master this is practice.

If giving feedback is challenging for you, it might be easier to start with positive feedback. Once you see how this elevates people, how it builds their confidence, it might become easier to give developmental feedback. Just keep the steps in mind and see what happens.

 

Read more about Inge Beckers and her other articles HERE

‘We Are The Positive Psychology People’

 

De Slechte Reputatie Van Feedback

Het kunnen geven en ontvangen van feedback wordt beschouwd als een van de basisvaardigheden van een goede leider. Het is belangrijk omdat het de professionele groei en vaardigheden van werknemers bevordert, en het kan een groter gevoel van werktevredenheid op de werkplek creëren.

De meeste leiders geven wel feedback (ik ben er niet zo zeker of ze die zelf ook krijgen), maar uit onderzoek blijkt dat, als we kijken naar constructieve feedback, slechts 1 op de 13 werknemers positief reageert. We kunnen ons dus de vraag stellen of het bevorderen van een feedbackcultuur zinvol is?

Waarom is het zo moeilijk om feedback te geven?

Er kunnen vele redenen zijn waarom we het geven van feedback vermijden, zoals: “Ik heb geen tijd – Ik weet niet hoe – Ik voel me er niet prettig bij – Ik wil de relatie niet beschadigen – Ik weet niet hoe ik moet reageren als iemand emotioneel wordt”.

Om deze barrières te overwinnen kunnen we een feedbackmodel gebruiken, dat ons kan helpen het gesprek te structureren en ervoor te zorgen dat we specifiek, objectief en feitelijk blijven. Bijvoorbeeld het SBI-model (Situation, Behavior, Impact), het CARE-model (Context, Actie, Reactie, Evaluatie) of het COIN-model (Context, Observation, Impact, Next step). Al deze modellen richten zich op de feitelijke situatie en gaan dan naar hoe die ons beïnvloedt en wat een goede eerste stap in de goede richting zou kunnen zijn. Via Google kan je de nodige info vinden over deze modellen.

Don’t eat the sandwich

Ik zou aanraden om niet het wijdverbreide, maar schadelijke ‘sandwichmodel’ te gebruiken. Bij deze aanpak zegt de manager eerst iets positiefs, gaat vervolgens in op de vaardigheid of het gedrag dat de medewerker moet corrigeren, en hij eindigt met de medewerker nogmaals te prijzen. Vandaar de naam ‘sandwich feedback’.

Dit werkt niet omdat mensen in de war raken. Welk deel was nu het belangrijkste? Hoe kun je zowel positief als negatief zijn? Maar het belangrijkste is dat door onze negativity bias het negatieve commentaar in het hoofd van de werknemer blijft hangen.

Goede feedback is een geschenk

Feedback als concept wordt vooral gezien als negatief en heeft daardoor een slechte reputatie gekregen.  Wanneer een manager aan zijn medewerker vraagt of hij feedback mag geven, is de kans groot dat de afweermechanismen van die medewerker onmiddellijk in werking treden. Zelfs als het de bedoeling is om positieve feedback te geven. Alleen al de formulering lijkt die reactie op te wekken, want in veel situaties voelen mensen zich bekritiseerd en zelfs aangevallen.

En dat is een heel natuurlijke reactie, want als mens zijn we erop ingesteld om op negativiteit te reageren. Er is een deel in onze hersenen dat een minimum aan angst en een maximum aan plezier wil, het limbisch systeem genaamd. Het reageert op bedreigingen door stresshormonen te produceren die ons minder actief en alert maken. Hetzelfde geldt wanneer we negatieve feedback krijgen. De hormonen maken ons minder efficiënt, wat leidt tot minder concentratie en daardoor zijn we uiteindelijk minder goed in staat om nieuwe informatie te verwerken. Eén negatieve opmerking is altijd sterker dan één en zelfs twee positieve opmerkingen.

De oplossing om deze angst en bezorgdheid tegen te gaan is om feedback breinvriendelijker te maken door een sterke punten benadering te gebruiken.

Feedback op basis van sterke punten

We kunnen feedback impactvol maken door te focussen op de sterktes van werknemers en de richting te tonen om de volgende stap te bereiken. Dit draagt bij aan de psychologische veiligheid en bouwt het vertrouwen tussen mensen op. Door te kijken naar wat goed werkt en hoe die aanpak kan worden overgedragen naar toekomstige acties, voelen de medewerkers dat hun manager aan hun kant staat en hen steunt in het samen vinden van oplossingen. En dit zal ook het niveau van positieve emoties verhogen.

Dus zelfs als de feedback die je moet geven ontwikkelingsgericht is, zal het gebruik van de sterke punten benadering een positieve indruk achterlaten en ervoor zorgen dat je medewerkers zich zelfverzekerd en competent voelen. De enige manier om dit onder de knie te krijgen is veel oefenen.

Als feedback geven een uitdaging voor je is, kan het makkelijker zijn om te beginnen met positieve feedback. Zodra je ziet hoe dit mensen energie geeft, hoe het hun vertrouwen opbouwt, wordt het misschien gemakkelijker om ontwikkelingsgerichte feedback te geven. Hou gewoon de stappen in gedachten en kijk wat er gebeurt.

 

 

Find out more about positive psychology courses and training at 

Share This